Zagadnienie to, jak inne poruszane już w poprzednich publikacjach, ma swoje pochodzenie w Systemie Produkcyjnym Toyoty (TPS). Kanban jest silnie ukorzenione w lean management – jest zwinną metodyką zarządzania pracą, a dokładniej jej przepływem. Ma też silne odniesienie do wizualizacji biznesowych procesów. Jakie są jego podstawowe zasady? Jakie cele ma zarządzanie Kanban? Oraz dlaczego jest tak popularne?
Zarządzanie Kanban
Zarządzanie Kanban zostało opracowane w Japonii już w latach 50. XX wieku. W języku japońskim termin ten oznacza kartkę papieru, a w wolnym tłumaczeniu na język polski jest to po prostu „widoczny opis”. Kanban jako wizualizacja procesu jest popularnym narzędziem, by pokazać konkretne etapy pracy. Służy do tego tablica Kanban, która obejmuje 3 kolumny. Są to pola na działania: do zrobienia, w trakcie oraz zrobione. Tablica Kanban jest pewnego rodzaju punktem informacyjnym dla wszystkich, którzy potrzebują wiedzieć, w jakim stadium znajdują się określone zadania. Podnosi również produktywność pracowników, skracając czas dostarczenia określonych wyrobów do klienta końcowego. W użyciu funkcjonują dwa typy Kanbanów: Kanban będący zleceniem produkcyjnym, a także Kanban, który jest zleceniem pobrania pewnych części. Czym się różnią? Ten pierwszy sygnalizuje wyprodukowanie czegoś, drugi zaś, że trzeba coś pobrać z zapasów organizacji.
Kluczowe zasady zarządzania Kanban
Do najistotniejszych zasad Kanban należą przede wszystkim:
- Zarządzanie przepływem pracy, tak by był on optymalny dla danego procesu i prowadził do efektywnego wykorzystania zasobów.
- Eliminacja marnotrawstwa, co jest ważne w kontekście zasobów przedsiębiorstwa oraz faktu, że przed marnotrawstwem nie można się ubezpieczyć.
- Wizualizacja przepływu pracy, tak by zweryfikować, które zadania są ważne/pilne i nadać im odpowiednie priorytety.
- Ograniczenie limitu zadań, które mogłyby być realizowane w tym samym czasie-work in progress limit. Mówi się, że im jest on mniejszy, tym większa jest efektywność pracy pracowników.
- Jasne zdefiniowanie zasad odnoszących się do procesu, a także ciągłe jego doskonalenie poprzez monitorowanie sytuacji.
Cele zarządzania Kanban
W zarządzaniu Kanban można wyróżnić więcej niż jeden cel. Choć w głównej mierze można powiedzieć, że chodzi o eliminację marnotrawstwa, szczegółowo chcemy sprawić, by nie było żadnych braków czy opóźnień w produkcji. Dodatkowo chcemy też uniknąć gromadzenia zapasów, kolejek, zbędnych czynności, przemieszczeń czy z drugiej strony bezczynności. Mówi się, że jest to „7 x żadnych”. Jednym słowem, Kanban to źródło wszelkiego doskonalenia w organizacji.
Tablica Kanban i Karta Kanban
W zarządzaniu Kanban używa się tablicy Kanban, która pokazuje przydzielenie obowiązków do odpowiednich kategorii. Jak wspomniano wcześniej, składa się z kilku kolumn, które mówią nam, w jakim stadium jest wykonanie zadań. Drugim ważnym narzędziem jest karta Kanban – sygnalizuje ona potrzebę przemieszczenia pewnych wyrobów (w obrębie zakładu lub od dostawcy do zakładu). Wyglądem przypomina ona zalaminowaną fiszkę, których duże ilości używa się do nauki na przykład języka obcego. Zamiast karty w obiegu mogą istnieć również jej zamienniki, jak pojemnik lub skrzynka. Format nie ma znaczenia, dopóki jest on dobrze opisany. Poniżej znajdują się przykładowe wizualizacje tablicy oraz karty Kanban.
Kanban – podsumowanie
Dlaczego Kanban jest tak popularne? Jest to prosta i intuicyjna metoda, która pomaga zarządzać procesami. Co ważne, sama tablica czy karta Kanban nie wystarczy. Należy pamiętać, że są to tylko narzędzia. Są przydatne nawet przy organizacji mniejszych procesów, ale najważniejsza jest idea, która za nimi stoi oraz odpowiednie zrozumienie jej przez wszystkich pracowników, którzy według niej pracują. Podsumowując, Kanban jest bardzo elastyczne i może być przystosowane i wykorzystywane w większości gałęzi, sektorów czy działów w przedsiębiorstwie. Dlatego też warto zapamiętać, czym jest Kanban.