W idealnym świecie nie ma problemów, które mogłyby przeszkadzać w pracy i niwelować efekty, na które wszyscy tak ciężko pracujemy. Nie żyjemy jednak w takich realiach, dlatego też musimy wiedzieć, jak sobie z nimi radzić. Dlatego też namierzanie sytuacji, w których mogą pojawiać się problemy, reagowanie na akcje problemowe i eliminacja problemów to kluczowe umiejętności w firmach. W poniższym artykule przedstawimy kilka faktów o fenomenie Problem Solving.
Definicja zagadnienia Problem Solving
Problem według definicji to trudna sytuacja, z której należy znaleźć wyjście. W zakładach produkcyjnych mówi się o „Problem Solving”, czyli procesie rozwiązywania problemu. Jako proces rozumiemy usystematyzowane i wcześniej odpowiednio opisane metody wyjścia z różnych trudnych sytuacji. Na Problem Solving składa się definiowanie problemu i ustalanie jego przyczyn, generowanie rozwiązań i ich ocena wraz z wyborem tego jednego, które później zostanie wdrożone.
Problem Solving niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim poprawia wydajność w organizacji. Można jasno wskazać pozytywny wpływ Problem Solving na kontrolę jakości, przez co poprawia się też satysfakcja klientów. Problem Solving sprawia, że zapewniona jest większa stabilność różnych procesów w firmie, czy też zgodność ze standardami. Dzięki odpowiedniemu podejściu do problemów można doskonalić procesy i zapobiegać pojawianiu się ich na innych podobnych przestrzeniach – podejmowane są bardziej trafne decyzje. Korzysta na tym cała organizacja.
Narzędzia lean – Problem Solving
Lean management dostarcza narzędzi, które wspomagają Problem Solving. Wśród nich znajdują się między innymi:
- 5W2H,
- PDCA,
- Diagram Pareto,
- Wykres Ishikawy,
- Raport 8D.
5W2H
5W2H to metoda, która pomaga zdefiniować problem, poznać go i zrozumieć. Jest to zaawansowana odmiana zwykłego 5W, czyli 5 x why (dlaczego?). Metoda ta polega na głębokim zastanowieniu się, dlaczego coś się stało, docierając tym samym do sedna problemu. 5W2H jest jej wariacją. Należy odpowiedzieć na szereg pytań. Są to: who (kto?), what (co?), when (kiedy?), where (gdzie?), why (dlaczego?) oraz how (jak?), how many (ile?). Dzięki rzetelnemu zastanowieniu się nad problemem, mamy pewność, że prawidłowo określimy, co tak naprawdę się stało i jak można efektywnie działać według Problem Solving.
PDCA
PDCA (Plan, Do, Act, Check) to metoda lean management, która pomaga w ciągłym doskonaleniu. Jest to tzw. cykl Deminga, który opiera się na planowaniu, podejmowaniu działań w celu eliminacji problemów, sprawdzeniu, czy rozwiązanie działa oraz podjęciu działań naprawczych, które usuwają błędy pojawiające się w przeszłości. Jest to nieustanny proces, który powtarza się bez końca, w trosce o utrzymanie jakości w firmie.
Wykres Ishikawy
Wykres Ishikawy, inaczej nazywany jest wykresem rybich ości lub wykresem przyczynowo-skutkowym. Pomaga na rozpoznaniu przyczyn wystąpienia problemów. Głowa ryby symbolizuje problem do rozwiązania, kręgosłup to kategorie przyczyn, a ości to konkretne przyczyny. Jest to prosta i skuteczna metoda, którą warto wykorzystywać w procesie Problem Solving.
Diagram Pareto
Wykres Pareto to graficzne przedstawienie zasady Pareto, która mówi, że 20% przyczyn przynosi 80% strat. Pokazuje to, że mała liczba czynników powoduje większą część działań. Na nich należy się skupić, aby rozwiązać znaczące problemy w firmie.
Raport 8D
Raport 8D to sposób na skuteczne ustalenie przyczyn problemów, jak również znalezienie odpowiednich działań korygujących czy naprawczych. Składa się z 8 punktów: stworzenia grupy roboczej, zidentyfikowania i opisania problemu, opracowania planu i wdrożenia rozwiązań tymczasowych, weryfikacji przyczyn problemu, podjęcia działań korygujących i ich weryfikacja, podejmowania środków zapobiegawczych oraz oceny wdrożonych działań.
Problem Solving – podsumowanie
Problem Solving, jako całościowy proces rozwiązywania problemów, to istotna część działania przedsiębiorstwa. Problemy pojawiają się nieustannie, a więc pytaniem nie jest, czy coś się wydarzy, a kiedy to się stanie. Dlatego też, mając zaplanowane odpowiednie narzędzia do przewidywania, problemów, ich zrozumienia oraz eliminacji, eliminuje znacząco koszty i usprawnia pracę zespołów. Problem Solving jest więc opłacalnym procesem w przedsiębiorstwach.