Przejdź do treści

Jaki jest koszt outsourcingu procesowego w Polsce?

Każdy przedsiębiorca nieustannie poszukuje sposobów na optymalizację działań i redukcję kosztów, nie tracąc przy tym na jakości. Jednym z najczęściej rozważanych rozwiązań w ostatnich latach stał się outsourcing procesowy. Delegowanie zadań na zewnątrz brzmi obiecująco, ale natychmiast nasuwa się pytanie – ile to właściwie kosztuje? Czy to inwestycja, która się zwróci, czy zbędny wydatek? W tym artykule przeanalizujemy realne koszty outsourcingu procesowego w Polsce i wskażemy, co wpływa na ostateczną cenę.

Spis treści:

  1. Czym jest outsourcing procesowy?
  2. Ile kosztuje outsourcing procesowy w Polsce? Konkretne przykłady
  3. Co wpływa na ostateczny koszt outsourcingu?
  4. Inwestycja, nie wydatek – korzyści wykraczające poza cenę
  5. Trendy w outsourcingu – Polska goni Europę

Czym jest outsourcing procesowy?

Zanim przejdziemy do liczb, wyjaśnijmy krótko, o czym mówimy. Outsourcing procesowy (Business Process Outsourcing, BPO) to strategiczna decyzja o powierzeniu całych procesów biznesowych zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Nie chodzi tu o jednorazowe zlecenie, ale o stałą współpracę w obszarach takich jak obsługa IT, kadry i płace, księgowość, logistyka czy obsługa klienta. Celem jest nie tylko obniżenie kosztów, ale przede wszystkim dostęp do eksperckiej wiedzy i technologii. To rozwiązanie, które umożliwia odciążenie zasobów ludzkich firmy i skupienie się na jej kluczowej działalności.

Ile kosztuje outsourcing procesowy w Polsce? Konkretne przykłady

Koszt outsourcingu jest zawsze dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Analiza rynku umożliwia nam jednak określenie pewnych zakresów cenowych dla najpopularniejszych usług. Pamiętaj, że to wartości orientacyjne, a ostateczna oferta zależy od wielu czynników.

Outsourcing IT

Dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie potrzebują pełnoetatowego informatyka, ale wymagają stałego wsparcia technicznego, koszty obsługi informatycznej kształtują się następująco:

  • od 450 zł netto miesięcznie przy obsłudze od 1 do 5 stanowisk komputerowych,
  • do około 1600 zł netto miesięcznie w przypadku opieki nad 11-20 komputerami.

To znacznie mniej niż koszt zatrudnienia specjalisty IT na umowę o pracę, wliczając w to jego pensję, składki ZUS, urlopy i szkolenia.

Outsourcing kadr i płac

Obsługa procesów kadrowo-płacowych to jeden z najczęściej outsourcowanych obszarów. Dla firmy zatrudniającej 50 osób średni miesięczny koszt takiej usługi to około 3 080 zł. W skali roku daje to kwotę rzędu 37 000 zł, podczas gdy utrzymanie wewnętrznego działu kadr i płac może kosztować nawet 150 000–175 000 zł. Różnica jest kolosalna.

Co wpływa na ostateczny koszt outsourcingu?

Cena usługi outsourcingowej nie jest stała. Każda wycena jest „szyta na miarę”. Oto kluczowe czynniki, które mają wpływ na ostateczną kwotę na fakturze:

  1. zakres usług – im szerszy i bardziej kompleksowy zakres wsparcia, tym wyższy koszt. Podstawowa obsługa płacowa będzie tańsza niż pełen outsourcing HR wraz z rekrutacją i rozwojem pracowników,
  2. liczba obsługiwanych pracowników/stanowisk – większa skala działania oznacza wyższy koszt całkowity, ale często niższy koszt jednostkowy (np. za jednego pracownika),
  3. specyfika branży – branże wymagające specjalistycznej wiedzy (np. IT, finanse, medycyna) mogą generować wyższe koszty ze względu na potrzebę zaangażowania wysoko wykwalifikowanych ekspertów,
  4. poziom skomplikowania procesów – proste, powtarzalne procesy są tańsze w obsłudze niż te złożone, wymagające niestandardowego podejścia i zaawansowanych narzędzi.

Inwestycja, nie wydatek – korzyści wykraczające poza cenę

Skupianie się wyłącznie na koszcie outsourcingu jest błędem. To strategiczna inwestycja, która przynosi szereg korzyści, często trudnych do prostego przeliczenia na pieniądze. Dlaczego warto rozważyć wprowadzenie tego rozwiązania do swojej firmy?

  • Redukcja kosztów operacyjnych – to oczywista zaleta. Oszczędzasz na pensjach, rekrutacji, szkoleniach i utrzymaniu stanowisk pracy.
  • Skupienie na kluczowej działalności – Twoi pracownicy mogą wreszcie poświęcić 100% czasu na to, co przynosi firmie realny zysk, zamiast zajmować się zadaniami pobocznymi.
  • Elastyczność i skalowalność – potrzebujesz szybko zwiększyć zespół do nowego projektu? Z outsourcingiem zrobisz to w kilka dni, a nie miesięcy. Po projekcie możesz równie łatwo zmniejszyć skalę.
  • Dostęp do wiedzy i technologii – zyskujesz dostęp do zespołu ekspertów i nowoczesnych systemów, na które samodzielnie nie mógłbyś sobie pozwolić.
  • Minimalizacja ryzyka – partner outsourcingowy przejmuje odpowiedzialność za zgodność z przepisami (np. RODO, prawo pracy), co zmniejsza ryzyko kosztownych błędów i kar.

Trendy w outsourcingu – Polska goni Europę

Choć w Polsce outsourcing procesowy wciąż jest mniej popularny niż na Zachodzie (tylko 2,5% firm zleca na zewnątrz naliczanie płac, przy średniej europejskiej 7,5%), trend jest wyraźnie wzrostowy. Przedsiębiorcy coraz wyraźniej dostrzegają, że outsourcing to nie tylko oszczędność, ale motor napędowy rozwoju. Prognozy wskazują, że do 2028 roku wykorzystanie outsourcingu płacowego wzrośnie w Europie z 36% do 41%, a Polska z pewnością będzie częścią tej transformacji.

Koszt outsourcingu procesowego nie jest jedną, stałą kwotą, lecz wynikiem dokładnej analizy potrzeb Twojej firmy. Chociaż konkretne liczby pokazują, że jest to rozwiązanie wysoce opłacalne finansowo, jego prawdziwa wartość leży gdzie indziej. Rozwiązanie to umożliwia zyskanie spokoju, bezpieczeństwa i czasu na rozwój strategicznych obszarów biznesu. Zamiast pytać „ile kosztuje outsourcing?”, warto zadać pytanie: „ile kosztuje mnie jego brak?”.

Chcesz poznać dokładny koszt outsourcingu dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami. W QSense przygotujemy dla Ciebie spersonalizowaną, niezobowiązującą wycenę i pokażemy, jak możemy zoptymalizować Twoje procesy. Oferujemy różne usługi – od outsourcingu procesu po wsparcie logistyki.