Zastanawiasz się, ile czasu zajmie przeprowadzenie audytu jakości w Twojej firmie? To jedno z pierwszych i najważniejszych pytań, jakie zadają sobie przedsiębiorcy planujący certyfikację lub weryfikację swoich systemów zarządzania. Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ czas trwania audytu to nie stała wartość, ale wynik wielu powiązanych ze sobą czynników. W tym artykule szczegółowo omówimy, co wpływa na czas trwania takiej kontroli. Przejdziemy przez kluczowe etapy audytu i podpowiemy, jak możesz przygotować swoją firmę, aby cały proces przebiegł sprawnie i efektywnie.
Spis treści:
- Od czego zależy czas trwania audytu jakości?
- Etapy audytu jakości – co dzieje się krok po kroku?
- Audyt wewnętrzny a zewnętrzny – czy czas trwania jest taki sam?
- Jak branża wpływa na długość audytu?
- Jak można skrócić czas audytu i dlaczego warto?
Od czego zależy czas trwania audytu jakości?
Kontrola tego typu może trwać od jednego dnia do nawet tygodnia lub dłużej. Jej długość zależy od kilku czynników oraz zmiennych. Przykładowo – audyt certyfikujący na zgodność z normą ISO 9001 w małej firmie usługowej trwa zazwyczaj od 1 do 3 dni. Z kolei w dużym zakładzie produkcyjnym o skomplikowanej strukturze ten sam proces może zająć ponad tydzień. Co dokładnie wpływa na te różnice? Oto najważniejsze czynniki:
- wielkość i struktura organizacji – im więcej pracowników, działów i lokalizacji, tym więcej czasu potrzebują audytorzy. Kontrolerzy muszą przeprowadzić rozmowy, obserwacje i weryfikację procesów w każdym z obszarów,
- złożoność procesów – firma zajmująca się prostą dystrybucją będzie miała mniej skomplikowane procesy niż przedsiębiorstwo z branży lotniczej czy farmaceutycznej. W firmach, gdzie każdy etap produkcji jest obwarowany rygorystycznymi procedurami, wymagane są szczegółowe kontrole,
- zakres audytu – czy audyt obejmuje całą organizację i wszystkie procesy, czy tylko wybrany dział lub system? Im szerszy zakres, tym dłuższy czas realizacji,
- poziom przygotowania firmy – firma, która ma dobrze uporządkowaną dokumentację, przeszkolonych pracowników i regularnie przeprowadza audyty wewnętrzne, jest znacznie łatwiejsza do skontrolowania. Odpowiednia organizacja znacząco skraca czas potrzebny audytorom zewnętrznym na zebranie dowodów.
Etapy audytu jakości – co dzieje się krok po kroku?
Audyt jakości to uporządkowany proces, który można podzielić na kilka następujących po sobie etapów. Zrozumienie ich kolejności pomaga przygotować się na to, co Cię czeka.
1. Planowanie i przygotowanie
To faza strategiczna. Wspólnie z jednostką audytującą ustalane są cele, zakres, kryteria oraz harmonogram audytu. Audytorzy zapoznają się wstępnie ze specyfiką Twojej firmy, aby jak najlepiej zaplanować dalsze działania. To moment na zebranie kluczowych informacji i ustalenie logistyki.
2. Przegląd dokumentacji
Zanim audytorzy pojawią się w Twojej firmie, dokonują analizy istniejącej dokumentacji systemu zarządzania jakością. Sprawdzają polityki, procedury, instrukcje i zapisy, oceniając ich zgodność z wymaganiami normy odniesienia (np. ISO 9001). Ten etap umożliwia zidentyfikowanie potencjalnych braków jeszcze przed audytem na miejscu.
3. Audyt na miejscu
To serce całego procesu. Audytorzy przyjeżdżają do Twojej firmy, aby zweryfikować, czy system zarządzania jakością działa w praktyce. Robią to poprzez:
- obserwację – przyglądają się, jak pracownicy wykonują swoje zadania i czy postępują zgodnie z procedurami,
- rozmowy – przeprowadzają wywiady z personelem na różnych szczeblach, aby zrozumieć procesy i ocenić świadomość w zakresie jakości,
- analizę zapisów – weryfikują dowody na działanie systemu, takie jak raporty z kontroli, zapisy ze szkoleń czy wyniki przeglądów.
4. Raportowanie i działania poaudytowe
Po zakończeniu prac w terenie audytorzy sporządzają szczegółowy raport. Dokument ten zawiera wszystkie ustalenia – w tym mocne strony systemu oraz ewentualne niezgodności. Na podstawie raportu Twoja firma opracowuje i wdraża działania korygujące, aby wyeliminować przyczyny problemów. Skuteczność tych działań jest często weryfikowana podczas kolejnych audytów.
Audyt wewnętrzny a zewnętrzny – czy czas trwania jest taki sam?
Różnica między audytem wewnętrznym a zewnętrznym ma kluczowy wpływ na jego czas trwania. Pierwszy z procesów jest przeprowadzany przez pracowników Twojej organizacji (lub na jej zlecenie) w celu samooceny i przygotowania do kontroli zewnętrznej. Zwykle jest krótszy i bardziej elastyczny.
Z kolei audyt zewnętrzny, prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą, jest bardziej formalny i często dłuższy. Jego celem jest obiektywna ocena zgodności z normą. Certyfikacja jest zazwyczaj ważna przez trzy lata, ale w tym okresie odbywają się coroczne, krótsze audyty nadzoru. W ich trakcie kontrolerzy weryfikują, czy system jest utrzymywany i doskonalony.
Jak branża wpływa na długość audytu?
Specyfika branży to kolejny element układanki. Sektor produkcyjny, z uwagi na złożoność linii technologicznych i wieloetapową kontrolę jakości, zazwyczaj wymaga dłuższego audytu niż sektor usługowy. Co więcej, branże o wysokim poziomie ryzyka – takie jak przemysł farmaceutyczny, spożywczy czy lotniczy – podlegają znacznie bardziej szczegółowym i czasochłonnym kontrolom. Dzieje się tak, ponieważ błędy w ich procesach mogą mieć poważne konsekwencje.
Jak można skrócić czas audytu i dlaczego warto?
Choć na pewne czynniki, jak wielkość firmy, nie masz wpływu, możesz podjąć konkretne kroki, aby proces audytu przebiegł szybciej i sprawniej. Dobre przygotowanie nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje stres i ryzyko wystąpienia niezgodności.
- Uporządkuj dokumentację – upewnij się, że wszystkie procedury, polityki i zapisy są aktualne i łatwo dostępne.
- Prowadź regularne audyty wewnętrzne – dzięki nim na bieżąco identyfikujesz i naprawiasz problemy, więc audytor zewnętrzny ma mniej pracy.
- Zaangażuj i przeszkol zespół – pracownicy, którzy rozumieją swoją rolę w systemie jakości, udzielają konkretnych odpowiedzi i sprawnie odnajdują potrzebne dokumenty.
- Wykorzystaj nowoczesne narzędzia – cyfrowe systemy zarządzania dokumentacją czy oprogramowanie do audytów mogą zautomatyzować wiele czynności i ułatwić dostęp do danych.
Pamiętaj, że opóźnienia w audytach lub ich negatywny wynik mogą prowadzić do utraty certyfikacji, pogorszenia jakości i spadku zaufania klientów. Z tego względu inwestycja w dobre przygotowanie zawsze się opłaca.
Chcesz uniknąć niespodzianek podczas audytu i przyspieszyć wdrożenie usprawnień? Przygotujemy dla Ciebie precyzyjny plan audytu, skoncentrowany na wsparciu produkcji oraz możliwościach outsourcingu procesowego. Zamów wycenę, by otrzymać konkretne porady i kroki do natychmiastowej realizacji.