Outsourcing pracowników od lat stanowił popularną strategię optymalizacji kosztów i zwiększania elastyczności biznesowej. Proces ten nabrał jednak zupełnie nowego znaczenia w kontekście wprowadzonych zmian. 1 czerwca 2025 roku weszły w życie przepisy, które zrewolucjonizowały rynek pracy, delegalizując dotychczasowe formy tej współpracy. Dla wielu przedsiębiorców był to sygnał alarmowy, wiążący się z koniecznością pilnego przeglądu swoich umów. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez nowe regulacje, wyjaśnimy, co dokładnie się zmieniło i jakie kary grożą za nieprzestrzeganie prawa. Przedstawimy również legalne alternatywy dostępne dla Twojej firmy.
Spis treści:
- Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 – koniec outsourcingu pracowniczego, jaki znaliśmy
- Jakie konsekwencje grożą za nielegalny outsourcing?
- Legalne alternatywy dla outsourcingu pracowniczego
- Jak bezpiecznie działać w nowej rzeczywistości prawnej?
Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 – koniec outsourcingu pracowniczego, jaki znaliśmy
Najważniejszą informacją dla wszystkich przedsiębiorców jest wprowadzenie zakazu tzw. outsourcingu pracowniczego. Co to oznacza w praktyce? Nowe regulacje, zawarte w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, uniemożliwiają model, w którym firma zatrudnia pracownika (często cudzoziemca) tylko po to, by „oddelegować” go do wykonywania pracy pod faktycznym kierownictwem innego podmiotu (klienta).
Dotychczasowa praktyka, polegająca na powierzaniu pracowników bez statusu agencji pracy tymczasowej, staje się nielegalna. Nowe prawo wprowadza również dodatkowe przesłanki do odmowy wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Jeśli organ stwierdzi, że praca ma być świadczona na rzecz osoby trzeciej w ramach zakazanego modelu, to pozwolenie nie zostanie udzielone.
Jakie konsekwencje grożą za nielegalny outsourcing?
Ignorowanie nowych przepisów to prosta droga do poważnych problemów prawnych i finansowych. Ustawodawca przewidział surowe sankcje dla firm, które zdecydują się na kontynuowanie niedozwolonych praktyk. Konsekwencje obejmują przede wszystkim:
- wysokie kary finansowe – grzywna za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom może wynieść od 3 000 zł aż do 50 000 zł. To znaczące obciążenie, które może zachwiać płynnością finansową firmy,
- odmowa wydania zezwoleń na pracę – jeśli organ imigracyjny uzna, że celem zatrudnienia cudzoziemca jest nielegalny outsourcing, odmówi wydania niezbędnych zezwoleń. To skutecznie blokuje możliwość pozyskania pracowników z zagranicy w tym modelu,
- ryzyko odpowiedzialności cywilnej – pracownicy, których prawa zostały naruszone przez niejasną formę zatrudnienia, mogą dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej.
Spójrzmy prawdzie w oczy – ryzyko jest po prostu zbyt wysokie. Kontynuowanie działalności w starym modelu po 1 czerwca 2025 roku jest nie tylko niezgodne z prawem, ale i skrajnie nieopłacalne.
Legalne alternatywy dla outsourcingu pracowniczego
Zakaz outsourcingu pracowniczego nie oznacza końca możliwości korzystania z zewnętrznego wsparcia. Prawo wciąż dopuszcza elastyczne i bezpieczne formy współpracy, które pomagają osiągnąć podobne cele biznesowe. Kluczem jest wybór odpowiedniego, zgodnego z przepisami modelu.
Outsourcing procesowy (usługowy)
To najbezpieczniejsza i najbardziej rekomendowana alternatywa. Outsourcing procesowy polega na zleceniu zewnętrznej firmie realizacji konkretnego procesu biznesowego lub usługi, a nie na „wynajęciu” samych pracowników. Różnica jest fundamentalna – w tym modelu to firma zewnętrzna (wykonawca) jest w pełni odpowiedzialna za rezultat pracy i samodzielnie zarządza swoimi pracownikami. Klient nie nadzoruje ich bieżącej pracy, a jedynie odbiera efekt. Przykłady to zlecenie obsługi księgowej, działań marketingowych, usług IT czy sprzątania.
Praca tymczasowa
Praca tymczasowa to uregulowana prawnie forma „wypożyczania” pracowników, realizowana wyłącznie przez licencjonowane agencje pracy tymczasowej. W tym modelu występuje trójstronna relacja. Pracownik jest zatrudniony przez agencję, która następnie kieruje go do wykonywania zadań u pracodawcy użytkownika. Jest to w pełni legalne rozwiązanie – pod warunkiem, że agencja działa zgodnie z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. To doskonała opcja na pokrycie sezonowych szczytów produkcyjnych lub tymczasowych braków kadrowych.
Jak bezpiecznie działać w nowej rzeczywistości prawnej?
Odpowiedź na pytanie, czy outsourcing pracowników jest legalny, po 1 czerwca 2025 roku brzmi – nie, w swojej tradycyjnej, nieregulowanej formie. Nowe przepisy stawiają sprawę jasno, zakazując modelu, w którym pracownicy są jedynie „przekazywani” do pracy pod kierownictwem innej firmy. Przedsiębiorcy muszą pilnie dostosować swoje strategie do nowego prawa.
Najważniejszym krokiem jest audyt obecnych umów i rezygnacja z ryzykownych modeli. Warto postawić na bezpieczne alternatywy, takie jak outsourcing procesowy czy współpraca z agencjami pracy tymczasowej. Tylko w ten sposób można zapewnić zgodność z prawem, uniknąć dotkliwych kar i kontynuować elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie.